Kayıt döneminde ve mesai dışında gelen aday veli aramalarını 7/24 yanıtlar, tanıtım randevusuna çevirir ve kayıt yenileme süreçlerini otomatik yönetir.
Okullar ve dershaneler için 7/24 AI çağrı merkezi ve yapay zeka kayıt danışma hattı
%98
Yanıtlanan veli çağrısı
1100ms
Yanıt başlama süresi
%45
Tanıtım randevu dönüşümü
%88
Kayıt yenileme oranı
Sahada operasyonel sürtünme yaratan, raporlara değil yorum sitelerine yansıyan tipik kayıplar.
İlkbahar ve yaz kayıt sezonunda veliler akşam saatlerinde, hafta sonlarında ve resmi tatillerde okul arıyor. Hattın meşgul veya kapalı olduğu her arama doğrudan rakip kuruma gidiyor. Kayıt dönemi kapanmadan önce kaçırılan her veli aramasının geri dönüşü yok.
Sekreterlerin ve kayıt danışmanlarının günün önemli kısmı aynı yıllık ücret, burs şartları, servis güzergahı, yemek dahil mi ve sınıf kontenjanı sorularını yanıtlamakla geçiyor. Bu tekrarlayan yük hem personeli yoruyor hem de asıl işe ayıracak zamanı yiyor.
Okul tanıtım günleri ve kayıt danışma randevuları telefon yoluyla alındığında koordinasyon karmaşa yaratıyor; çift randevu, boş gün ve unutulan onay kısa sürede yönetilemez bir takvim doğuruyor.
Deneme sınavı tarihleri, kayıt prosedürü, LGS ve YKS müfredat akışı gibi dershane özelinde sorular için telefon hattına düşen yük haftalık rutinin en yoğun dilimini oluşturuyor.
Devamsızlık bildirimi, veli toplantısı hatırlatması, okul gezisi ön bilgilendirmesi gibi rutin veli iletişimleri küçük ve orta ölçekli okullarda elle yürütülüyor. Bu iş yükü personelin sınıftan uzak geçirdiği zamanı sürekli büyütüyor.
Her yıl bahar aylarında mevcut öğrenci velilerinin kayıt yenileme aramaları, yeni kayıt aramaları ve burs başvuru soruları üst üste geliyor. Bu dönemde hat meşgul veya yetersiz kalıyor, bazı veliler ulaşamadan vazgeçiyor.
Okullar ve dershaneler için 7/24 AI çağrı merkezi ve yapay zeka kayıt danışma hattı
Veli okul hakkında bilgi almak veya tanıtım günü için randevu almak istediğinde AI doğal konuşmayla müfredat, eğitim modeli ve kampüs özellikleri hakkında bilgilendirme yapar, ardından takvimden uygun bir tanıtım slot'u açar.
Yıllık eğitim ücreti, burs kriterleri, servis güzergahı ve yemek dahilliği gibi sık sorulan sorular bilgi tabanından anında yanıtlanır. Detaylı değerlendirme gerektiren burs başvuruları kayıt danışmanına aktarılır.
Dershane öğrencileri deneme sınavı tarihlerini öğrenir, kaydını tamamlar ve LGS ile YKS konu planı hakkında genel bilgi alır. AI sınav takvimi ve çalışma planı sorularını koçluk ilkelerine uygun şekilde yanıtlar.
Kayıt yenileme dönemi açıldığında mevcut öğrenci velilerine AI otomatik outbound arama yapar, son tarihi hatırlatır, belge listesi paylaşır ve uygun olana göre randevu açar.
Belirli bir devamsızlık eşiğini aşan öğrencilerin velisi AI tarafından aranır. Aynı akış okul gezisi, veli toplantısı ve etkinlik hatırlatmaları için de tetiklenebilir.
Mesai dışında gelen arama cevapsız kaldığında AI bir sonraki iş saatinde veya belirlenen pencerede veliye otomatik geri arama yapar. Lead hiç soğumadan iletişim kurulur.
Kayıt tamamlanan yeni öğrenci ailesine AI birkaç hafta sonra hoş geldin araması yapar, oryantasyon süreci ve ilk izlenimler hakkında bilgi alır. Sorun varsa kayıt birimi uyarılır, memnun aile referansa yönlendirilir.
Türkiye'nin önde gelen okul yönetim platformlarıyla hazır iki yönlü entegrasyon sayesinde tanıtım randevusu ve kayıt danışma görüşmesi canlı takvime yazılır, kontenjan bilgisi gerçek zamanlı güncellenir ve veli dosyasına erişilir. Çift randevu ve takvim karmaşası ortadan kalkar.
1,284
0%
Uluslararası okullarda ve yabancı öğrenci kabul eden kurumlarda İngilizce, Almanca, Arapça, Fransızca ve 40 dilden fazlasında aynı asistan hizmet verir. Her dil için ayrı koordinatör ihtiyacı ortadan kalkar, veli memnuniyeti başından yüksek başlar.
İlkbahar ve yaz kayıt döneminde günlük arama hacmi normalin birkaç katına çıkabilir. Sınırsız eşzamanlı arama kapasitesi sayesinde meşgul tonu hiç çalmaz, her veli ilk halkadan yanıt alır ve tanıtım randevusu o anda açılır. Sezonsal ekip kurma maliyeti sıfıra yaklaşır.
Aramadan PMS'e, tek bir akışta bağlanan tüm adımlar.
Tanıtım randevusu, ücret, burs veya kontenjan sorusu için okul ya da dershane hattı aranır.
Müsait tanıtım slotları, ücret tablosu ve kontenjan durumu bilgi tabanından anlık çekilir.
Soruyu yanıtlar, burs koşullarını açıklar ve uygun tanıtım veya kayıt danışma randevusunu açar.
Kayıt sezonunda akşam gelen veli aramaları artık sıfır kaçırılıyor. Tanıtım randevusu dönüşümümüz ilk ayda fark edilir biçimde yükseldi.
Aynı burs sorularını günde onlarca kez yanıtlamaktan kurtulduk. AI bu yükü üstlendi, ekibimiz asıl veli görüşmelerine odaklanıyor.
Kayıt yenileme döneminde outbound akışı kurmak istedik ama ekip kapasitemiz yoktu. Şimdi AI mevcut velileri arıyor, biz sadece onay bekleyenlere bakıyoruz.
Okul ve Dershaneler
40+ dilden Okul ve Dershaneler musterilerine tek platformdan ulasin, ceviri yuku yok.
Sesli AI için içgörüler, güncellemeler ve en iyi uygulamalar.
Kayıt döneminde ve mesai dışında gelen aday veli aramalarını 7/24 yanıtlar, tanıtım randevusuna çevirir ve kayıt yenileme süreçlerini otomatik yönetir.
Sahadan rakamlar
%98
Yanıtlanan veli çağrısı
1100ms
Yanıt başlama süresi
%45
Tanıtım randevu dönüşümü
%88
Kayıt yenileme oranı
